Workflow
De terugkerende taken in je werk gekoppeld en geautomatiseerd: formulieren vullen spreadsheets, bestellingen zetten e-mails in gang, goedkeuringen gaan naar de juiste persoon. Je houdt minder handmatige stappen over, met een mens erbij waar oordeelsvermogen nodig is.
Vraag ernaarHoe het werkt- Vanafprijs
- Vanaf € 1
- Fase
- BeherenHet dagelijkse werk, omgezet in dashboards.
- Gemaakt met
- castomFLOW
Een workflow koppelt de stappen van een vaste routine, zodat ze in de juiste volgorde gebeuren zonder dat iemand elke stap hoeft te onthouden.
Er wordt een formulier verstuurd, de gegevens worden opgeslagen, de juiste persoon krijgt een melding, er wordt een document klaargezet en er gaat een antwoord de deur uit. Mensen komen er alleen bij voor de beslissingen die hen nodig hebben, zoals het goedkeuren van een offerte of het nakijken van een ongewoon geval.
Kleine bedrijven verliezen uren aan het overtypen van dezelfde informatie tussen een inbox, een spreadsheet en een facturatieprogramma. Er sluipen fouten in, en het proces zit in het hoofd van één persoon. Door het proces op te schrijven en de saaie delen te automatiseren, wordt het werk consequenter, makkelijker over te dragen en minder afhankelijk van wie er toevallig vandaag op kantoor is.
We beginnen met het samen in kaart brengen van de routine zoals die nu loopt, inclusief de lastige uitzonderingen. Daarna kiezen we wat we automatiseren en wat handwerk blijft, bouwen we de koppelingen tussen je tools en voegen we een helder logboek toe van wat er is gebeurd. We testen met echte voorbeelden en laten je zien hoe je een mislukte stap opspoort en herstelt.
Voor wie het is
- Je kopieert elke dag informatie tussen dezelfde tools.
- Een proces zit in het hoofd van één persoon en loopt vast als die er niet is.
- Je vergeet opvolgingen of goedkeuringen.
- Je wilt dat er bij de beslissingen die ertoe doen een mens betrokken blijft.
Wat je krijgt
- Proceskaart Een beschrijving van één pagina van de routine, met elke stap, wie die uitvoert en wat er wordt doorgegeven.
- Geautomatiseerde stappen De terugkerende delen zo gebouwd dat ze vanzelf lopen, zoals gegevens kopiëren, berichten versturen of documenten aanmaken.
- Goedkeuringen Momenten waarop een mens bevestigt of afwijst, met een melding en een antwoord met één klik.
- Koppelingen tussen tools Je formulieren, e-mail, spreadsheets, agenda en andere tools die met elkaar praten.
- Activiteitenlogboek Een registratie van elke uitvoering, zodat je kunt zien wat er wanneer is gebeurd.
- Overdrachtsnotities Een beschrijving in gewone taal van hoe het werkt en wat je doet als er iets misgaat.
Hoe het werkt
Van het eerste gesprek tot het eindresultaat, in de volgorde waarin het gebeurt.
Stap 1 van 5 Je beschrijft een routine
Kies één proces dat je tijd kost. Een paar zinnen over hoe het nu werkt zijn genoeg.
Stap 2 van 5 We brengen het in kaart en maken een offerte
We vragen naar elke stap en de uitzonderingen, en sturen je daarna een prijs voor jouw situatie. Vragen kost niets.
Stap 3 van 5 We spreken af wat we automatiseren
We laten de kaart zien en geven aan welke stappen automatisch worden en bij welke een mens betrokken blijft.
Stap 4 van 5 We bouwen en testen
We bouwen de koppelingen en draaien samen met jou echte voorbeelden, ook de afwijkende.
Stap 5 van 5 Aanzetten en overdragen
We zetten het aan en leggen uit hoe je het logboek leest en hoe je later een stap aanpast.
Voorbeelden
Voorbeelden van wat je kunt krijgen
Bedachte scenario’s, geen klantverhalen: ze laten zien om wat voor resultaat mensen vragen. Draai om voor het verhaal.
Een schoonmaakbedrijf
Voorbeeld 1
Een bedrijf waar elke aanvraag vanuit de e-mail opnieuw in een spreadsheet werd getypt. Een formulier op de website slaat de gegevens nu op, stuurt de manager een melding en verstuurt een ontvangstbevestiging. De manager hoeft alleen nog te beoordelen en met een offerte te antwoorden.
Een klein recruitmentbureau
Voorbeeld 2
Een bureau dat kandidaten steeds dezelfde reeks e-mails stuurde. We bouwden een flow die na elke fase het juiste bericht verstuurt en de consultant eraan herinnert als iemand niet heeft gereageerd. Geen kandidaat wordt vergeten.
Een webshop
Voorbeeld 3
Een webshop waar je bij elke bestelling gegevens moest overzetten naar het systeem van de koerier. We koppelden de bestelling aan een verzendlabel en een bericht aan de klant. De eigenaar handelt alleen nog probleembestellingen af.
Een trainingsbureau
Voorbeeld 4
Een bedrijf dat deelnemers met de hand inschreef. Een inschrijving maakt nu een deelnemersdossier aan, verstuurt de praktische informatie en zet een herinnering in de agenda. Trainers zien een actuele lijst.
Een vastgoedbeheerder
Voorbeeld 5
Een beheerder die reparatieverzoeken per telefoon en e-mail binnenkreeg. We bouwden een aanvraagformulier dat elk type naar de juiste aannemer stuurt en de huurder vraagt te bevestigen wanneer de klus klaar is. Elk verzoek heeft een status.
Workflow
Interesse in Workflow?
Vertel ons kort iets over je bedrijf, dan sturen we je per e-mail een prijs voor jouw situatie. Vragen kost niets en verplicht je tot niets.
Vanafprijs
Vanaf € 1
Wat het jou kost, hangt af van wat je nodig hebt. Dat laten we je weten voordat het werk begint.
De vanafprijs is waar het begint
Het is de kleinste versie van dit product die we maken. De meeste opdrachten kosten meer, omdat de meeste bedrijven meer nodig hebben dan de kleinste versie. Voordat er wordt begonnen, krijg je een schriftelijke offerte met een prijs voor elke regel, en er komt niets bij zonder jouw ja.
Wat het duurder kan maken
Bij het runnen van je bedrijf
Het aantal databronnen, de hoeveelheid data en het aantal processen dat we koppelen bepalen de prijs het meest.
Meer omvang
Meer pagina’s, schermen, producten, varianten, berichten of talen dan in de kleinste versie passen.
Je content
Teksten, foto’s, productgegevens of video die wij voor je schrijven, maken, opschonen of overzetten, in plaats van dat we ze kant-en-klaar krijgen.
Koppelingen
Koppelingen met de systemen die je al gebruikt: een webshop, een CRM, een boekhoud- of voorraadsysteem, een betaal- of bezorgdienst.
Maatwerk
Een ontwerp, een functie of een regel die speciaal voor jou gebouwd moet worden in plaats van ingericht met wat er al is.
Snelheid
Een deadline die dichterbij ligt dan het werk nodig heeft, en dus meer mensen tegelijk aan het werk.
Onderhoud
Wijzigingen, support en lopende kosten na de lancering, per maand of per wijziging geprijsd, zoals jij wilt.
Vragen
Vragen die mensen stellen
Welke tools kunnen jullie koppelen?
De meeste tools met een export, een integratie of een API, zoals e-mail, formulieren, spreadsheets, agenda’s en facturatieprogramma’s. Vertel ons wat je gebruikt; we controleren het voordat we de prijs bevestigen.
Wat gebeurt er als een stap mislukt?
We bouwen een melding en een logboek in, zodat je ziet welke uitvoering is mislukt en waarom. In de overdrachtsnotities staat hoe je het opnieuw probeert.
Moet ik alles automatiseren?
Nee. Meestal raden we aan de saaie, voorspelbare delen te automatiseren en een mens te houden waar oordeelsvermogen nodig is.
Kan ik het later aanpassen?
Ja. We documenteren elke stap, zodat een wijziging klein blijft, en we kunnen aanpassingen voor je doen als je proces verandert.
Interesse in Workflow?
Vertel ons kort iets over je bedrijf, dan sturen we je per e-mail een prijs voor jouw situatie. Vragen kost niets en verplicht je tot niets.
Vraag ernaarNeem contact op · Gemaakt met castomFLOW
Jouw idee.
Ons werk.
Ons werk draait om een unieke, persoonlijke band tussen mensen. Die kennis en ervaring gebruiken we om verkopers en kopers samen te brengen. Nu is het jouw beurt!
Beschrijf je bedrijf