Wat we verzamelen, en wat niet
Privacybeleid
Wie verantwoordelijk is voor je gegevens op castomo.com, wat elk onderdeel van de site werkelijk verzamelt, waarom en op welke rechtsgrond, wie ze verder ontvangt, hoe lang ze worden bewaard en wat je van ons kunt vragen.
Laatst bijgewerkt op .
1 · Wie verantwoordelijk is
De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is Castomo prosta spółka akcyjna (Castomo P.S.A.), ul. Powstańców Śląskich 5/212, 53-332 Wrocław, Polen — KRS 0001188843, NIP 8993033031, REGON 542471636.
Voor alles wat met je gegevens te maken heeft, schrijf je naar hello@castomo.com of naar het postadres hierboven. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, dus dat adres komt rechtstreeks terecht bij de mensen die de beslissingen nemen.
2 · In het kort
- De pagina’s plaatsen geen cookies. Wat de site in je browser bewaart, staat op Cookies en opslag.
- Bezoeken tellen we met onze eigen analytics, die niets op je apparaat opslaat en nooit je IP-adres bewaart.
- De kaart “Waarmee kunnen we je helpen?” wordt in je browser getekend; wat je daar schrijft, wordt niet naar ons verstuurd.
- Een werkbon stuurt je omschrijving via OpenRouter naar een AI-model. Welke aanbieder een bepaald verzoek afhandelt, ligt niet vooraf vast, en die kan zich buiten de EER bevinden. Punt 5 legt dat volledig uit.
- Geen trackingpixels, geen advertentie-ID’s, geen verkoop of verhuur van je gegevens en geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen.
3 · Wat elk onderdeel van de site verzamelt
3.1 · De pagina’s lezen
Onze hosting houdt gewone webserverlogs bij, met daarin je IP-adres, het opgevraagde adres, het tijdstip en wat je browser over zichzelf meldt, voor beveiliging en het oplossen van storingen. Die logs staan los van alles wat hieronder volgt; niets koppelt ze routinematig aan een werkbon of een bericht.
3.2 · Bezoeken tellen: Observer
We tellen bezoeken met Observer, onze eigen analytics, die Castomo op een eigen server in Frankfurt draait. Observer plaatst geen cookies en slaat niets op je apparaat op. Voor elke pagina die je opent, legt het vast: het paginaadres (van een eventuele query alleen campagnetags zoals utm_source) en de titel, de site waar je vandaan kwam, je browser, apparaattype en besturingssysteem, de taal van je browser, een globale categorie schermformaat, hoe lang de pagina actief open was, hoe snel hij laadde, een eventuele scriptfout en — als totalen — waar mensen klikken en hoe ver ze scrollen. Er wordt geen opname van je scherm gemaakt en er worden geen toetsaanslagen gelezen.
Je IP-adres wordt even gebruikt, samen met je browser, om een code te maken die elke dag verandert en op elke site anders is. Het IP-adres zelf wordt nooit opgeslagen, en de server die Observer levert, houdt geen toegangslog bij. Met de code kunnen we één bezoeker één keer per dag tellen; hij kan niet worden gebruikt om een bezoek te koppelen aan bezoeken op andere dagen of op andere sites. Ruwe gegevens worden na 24 uur verwijderd; alleen totalen blijven bewaard, 25 maanden lang. Als je browser Do Not Track of Global Privacy Control verstuurt, stuurt Observer geen bezoekgegevens.
3.3 · De chatassistent
Elke pagina heeft een chatknop die door Castomo wordt beheerd (chat.castomapi.com, servers in Amsterdam). Zolang je de chat niet opent, slaat de knop niets op je apparaat op en begint hij geen gesprek; bij het laden van de pagina worden alleen de instellingen van de knop opgehaald van onze chatserver, die — zoals elke webserver — het verzoek, inclusief je IP-adres, vastlegt in een roterend log dat wordt overschreven zodra het vol raakt.
Wanneer je de chat opent, slaat het chatvenster een bezoekerscode en een paar instellingen op in de lokale opslag van je browser, en maakt onze server een bezoekersrecord aan: de code (alleen als hash bewaard), een hash van je IP-adres, je browsertype, taal en tijdzone, de pagina waarop je was en waar je vandaan kwam, en alles wat je typt — plus je naam, e-mailadres of telefoonnummer, maar alleen als je die opgeeft.
De assistent is een AI, en zegt dat ook. De antwoorden worden geschreven door AI-modellen die via OpenRouter (Google Gemini) en OpenAI draaien; die ontvangen wat je typt om te kunnen antwoorden. Na afloop van een gesprek gaat dezelfde tekst nog een keer naar een model, dat er een korte samenvatting van maakt. Iemand van ons team kan het gesprek lezen en overnemen. Typ dus niets wat je niet met ons wilt delen.
3.4 · “Waarmee kunnen we je helpen?”
De kaart op de homepage wordt door je browser getekend op basis van lijsten die op deze site zijn gepubliceerd. Wat je daar schrijft, gaat niet naar ons en niet naar welke AI dan ook. Ga je door naar de werkbon, dan wordt de tekst binnen hetzelfde browsertabblad aan die pagina doorgegeven en verwijderd zodra hij daar is gelezen (Cookies en opslag, castomo-brief).
3.5 · De werkbon
Wanneer je een werkbon opstelt, ontvangen we je omschrijving van het bedrijf, de taal van de pagina en de plaats als je die opgeeft. Dat is normaal gesproken informatie over een bedrijf en niet over een persoon — maar als je een eenmanszaak hebt, kan de naam van je bedrijf je eigen naam zijn, en dan is het een persoonsgegeven. Dat is een van de redenen waarom we je vragen het bedrijf te beschrijven en personen erbuiten te laten.
De werkbondienst bewaart de werkbon met de woorden die je hebt getypt, en geeft een privésleutel uit waarmee hij opengaat. De werkbon slaat je IP-adres niet op. Je browser bewaart de lijst met werkbonnen die je hebt opgesteld, met hun sleutels, zodat je er later naar terug kunt. Geef je een plaats op, dan wordt die gebruikt om de bedrijven te tellen die in openbare kaartgegevens in de omgeving staan; die telling gaat over bedrijven, niet over jou.
3.6 · Het castomo-account en een werkbon vastzetten
Het account op accounts.castomo.com bevat wat je bij het aanmelden opgeeft — in elk geval je e-mailadres, en je naam als je die opgeeft — je inloggegevens en wat je er bewaart, zoals vastgezette werkbonnen en je vragen over producten. We sturen alleen de e-mails die voor het account nodig zijn. Je logt daar in, nooit op castomo.com.
Wanneer je vanaf castomo.com inlogt om een werkbon vast te zetten, stuurt het account deze site de ID van je account, je e-mailadres en naam, en een inlogtoken, dat je browser bewaart zodat je hier ingelogd blijft (Cookies en opslag). Door vast te zetten verhuist de werkbon naar je account.
3.7 · Vragen, offertes, bestellingen en facturen
Wanneer je een vraag stelt over een product, een offerte aanvraagt of een bestelling plaatst, verwerken we wat je ons stuurt, je contactgegevens, de gegevens van het bedrijf waarvoor je koopt (naam, adres, btw-nummer), wat je hebt besteld, de prijs, betalingen en facturen, en onze correspondentie daarover.
3.8 · Contact met ons
Per e-mail. Je adres, je bericht en alles wat je er zelf in zet. Maillinks op de site, ook die op Neem contact op, openen je eigen mailprogramma; er wordt niets verstuurd totdat jij het verstuurt. Kom je vanaf een werkbon, dan vermeldt de link het nummer van de werkbon en de taak in het onderwerp. “Meld een bug” laat je vóór het versturen zien welke gegevens het aan het bericht toevoegt: de pagina, de taal, het kleurenschema, de venstergrootte en je browser.
Het formulier op de homepage. Dat verstuurt het onderwerp, je naam als je die opgeeft, je e-mailadres en je bericht, samen met de taal en het adres van de pagina, je browser en de venstergrootte, via onze eigen gateway (proxy.castomui.com) naar onze feedbackinbox. Je e-mailadres wordt bij je bericht bewaard en nergens anders voor gebruikt.
3.9 · Aanmeldingen als partner en voor het referralprogramma
De formulieren op Partnerschap en Beveel castomo aan worden niet door de site verstuurd. Ze zetten je naam, e-mailadres, telefoonnummer, website en wat je ons vertelt in een e-mail in je eigen mailprogramma, en die komt pas bij ons aan als jij hem verstuurt.
3.10 · Beveiligingsmeldingen
Als je een beveiligingsprobleem meldt, verwerken we je melding en je contactgegevens om het probleem te controleren en op te lossen en om je te laten weten wat we hebben gevonden (Een beveiligingsprobleem melden).
4 · Doeleinden en rechtsgronden
- Je werkbon opstellen, tonen en bewaren; je account beheren
- Uitvoering van de dienst waar je om hebt gevraagd — artikel 6, lid 1, onder b
- Vragen beantwoorden, offertes opstellen, bestellingen aannemen en uitvoeren
- Handelingen voorafgaand aan een overeenkomst en de uitvoering ervan — artikel 6, lid 1, onder b
- Facturering, boekhouding en fiscale administratie
- Wettelijke verplichting — artikel 6, lid 1, onder c
- Berichten, chats en aanmeldingen beantwoorden die niet over een overeenkomst gaan
- Ons gerechtvaardigd belang om te antwoorden aan mensen die ons schrijven — artikel 6, lid 1, onder f
- Bezoeken tellen (Observer)
- Ons gerechtvaardigd belang om te weten hoe onze pagina’s worden gebruikt — artikel 6, lid 1, onder f
- De dienst werkend en veilig houden, storingen verhelpen, beveiligingsmeldingen afhandelen
- Gerechtvaardigd belang — artikel 6, lid 1, onder f
- Het vaststellen, instellen of verdedigen van rechtsvorderingen
- Gerechtvaardigd belang — artikel 6, lid 1, onder f
Waar we ons op ons gerechtvaardigd belang baseren, kun je op elk moment bezwaar maken (punt 8). Voor geen van de bovenstaande doeleinden baseren we ons op toestemming; als een functie die ooit nodig heeft, vraagt hij erom, en kun je je toestemming op elk moment intrekken zonder dat dit gevolgen heeft voor wat daarvóór is gedaan.
5 · Wie de gegevens verder ontvangt
We verkopen of verhuren je gegevens niet en delen ze niet voor de marketing van anderen. De volgende partijen ontvangen ze om werk voor ons te doen, of omdat de wet dat vereist:
- De AI die je werkbon schrijft. Je omschrijving wordt naar OpenRouter gestuurd, dat hem doorgeeft aan het model dat het concept schrijft. OpenRouter stuurt elk verzoek door naar een van meerdere inferentieaanbieders, en welke aanbieder een bepaald verzoek afhandelt, ligt niet vooraf vast. We kunnen je dus niet één bedrijf of één land noemen waarvan vaststaat dat het voor jouw verzoek klopt. We willen dat de verzoeken van castomo alleen naar met name genoemde aanbieders gaan met wie we een contract hebben, waarbij opslag per verzoek wordt geweigerd; tot dat zo is, kun je ervan uitgaan dat je omschrijving onze systemen verlaat en terechtkomt bij een aanbieder die we niet van tevoren kunnen noemen. Hier lees je het uitgebreide verhaal.
- De AI die in de chat antwoordt: modellen die via OpenRouter (Google Gemini) en OpenAI draaien, zoals punt 3.3 beschrijft.
- Hosting. De pagina’s van deze site, hun logs en onze mailbox staan bij MyDevil, een hostingaanbieder met servers in Polen. De werkbondienst — het deel dat je werkbon bewaart tot hij wordt verwijderd — draait op een server die we huren bij UpCloud in Nederland. Beide handelen in onze opdracht.
- Belastingautoriteiten, onder meer via het nationale e-factureringssysteem (KSeF) voor facturen aan bedrijven, en andere overheidsinstanties wanneer de wet ons verplicht gegevens te verstrekken.
- Castomai B.V., Nederland, als je castomAI bestelt: wat zij nodig heeft om het product aan je te leveren.
- Als we een externe accountant, betaaldienstverlener of juridisch adviseur inschakelen, ontvangen die wat ze voor die taak nodig hebben, met een geheimhoudingsplicht of op basis van een verwerkersovereenkomst.
6 · Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Door de manier waarop AI-routering nu werkt, kunnen de omschrijving op je werkbon en wat je in de chat typt buiten de EER worden verwerkt, ook in de Verenigde Staten, door de AI-aanbieders die in punt 5 worden genoemd. Als dat gebeurt, berust het op de waarborgen die deze aanbieders hebben getroffen. Dit is het deel van onze gegevensverwerking waar we het minst tevreden over zijn, en daarom maken we het liever kleiner dan dat we het geruststellender omschrijven. Onze hosting, de werkbondienst, Observer en de chatserver bevinden zich binnen de EER.
7 · Hoe lang we gegevens bewaren
- Een werkbon die niet is vastgezet wordt automatisch verwijderd — samen met de woorden die je hebt getypt — op de datum die op de werkbon staat. We herhalen die datum hier niet, omdat de werkbon hem uit onze systemen berekent en deze pagina verouderd zou zijn op de dag dat hij verandert.
- Een werkbon die je in een account vastzet blijft bewaard tot je hem verwijdert of tot je het account opheft.
- Het account wordt bewaard zolang het bestaat. Hef je het op, dan verwijderen we het, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.
- Observer: ruwe gegevens 24 uur; totalen 25 maanden.
- De chat: het bezoekersrecord en de gesprekken tot 180 dagen na het laatste bezoek; daarna worden ze verwijderd. Je kunt ons vragen ze eerder te verwijderen.
- Bestellingen en facturen: zolang de overeenkomst loopt, en daarna gedurende de termijnen die de belasting- en boekhoudwetgeving voorschrijft — in Polen in de regel vijf jaar na het einde van het jaar waarop de stukken betrekking hebben — en zolang er nog een vordering kan worden ingesteld.
- E-mails, formulierberichten en aanmeldingen worden bewaard zolang de zaak loopt, en daarna zolang we ze nodig kunnen hebben om ons tegen een vordering te verdedigen.
- Back-ups worden versleuteld, 90 dagen bewaard en daarna verwijderd. Webserverlogs worden door onze hostingaanbieder bewaard gedurende diens eigen standaardtermijn. Als je een werkbon verwijdert, verdwijnt hij direct uit de actieve systemen; kopieën in een back-up verdwijnen wanneer die back-up uit de rotatie valt. Daarom zeggen we “verwijderd” en niet “direct overal gewist”.
8 · Je rechten
Op grond van de AVG kun je ons vragen om inzage in je gegevens en een kopie ervan (artikel 15), rectificatie (artikel 16), wissing (artikel 17) en beperking van de verwerking (artikel 18), en om gegevens die je ons op grond van een overeenkomst hebt verstrekt in een overdraagbare vorm te ontvangen (artikel 20). Je kunt op elk moment bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 21); we stoppen dan, tenzij we dwingende gerechtvaardigde gronden aantonen of de gegevens nodig hebben voor een rechtsvordering.
Schrijf naar hello@castomo.com. We antwoorden binnen een maand; is een verzoek ingewikkeld, dan kunnen we die termijn met nog eens twee maanden verlengen en laten we je binnen de eerste maand weten waarom. We kunnen je vragen te bevestigen wie je bent voordat we actie ondernemen. Het antwoord is kosteloos.
9 · Een klacht indienen bij de toezichthouder
Als je vindt dat we onrechtmatig met je gegevens zijn omgegaan, kun je een klacht indienen bij de voorzitter van het Poolse Bureau voor de Bescherming van Persoonsgegevens (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Polen — of bij de toezichthouder van het EU-land waar je woont of werkt.
10 · Geautomatiseerde besluiten en profilering
We nemen over jou geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen hebben, en we profileren je niet. De AI die een werkbon opstelt, schrijft een document over een bedrijf; hij beslist niets over jou.
11 · Ben je verplicht ons gegevens te geven?
Nee. Je omschrijving geven is vrijwillig; zonder omschrijving kunnen we geen werkbon opstellen, en dat is het enige gevolg. Voor een account, een aankoop bij ons of een antwoord hebben we de gegevens nodig die dat mogelijk maken — een e-mailadres om te antwoorden, factuurgegevens om te factureren — en sommige daarvan moeten wettelijk op een factuur staan.
12 · Cookies en opslag op je apparaat
De pagina’s van deze site plaatsen helemaal geen cookies. Een paar gegevens worden in de eigen opslag van je browser bewaard — je toegankelijkheidsinstellingen, de werkbonnen die je hier hebt opgesteld met hun sleutels, je inlog nadat je een werkbon hebt vastgezet — elk alleen wanneer je de functie gebruikt die het nodig heeft. Cookies en opslag noemt ze allemaal, met hun doel en hoe lang ze blijven staan.
13 · De oudere pagina’s en de eigen sites van de producten
De delen van castomo.com onder /panel, /order, /zamowienie, /demos en /demo horen bij een eerder systeem dat nog draait voor de verkopers die het gebruiken. Dit beleid is daarop niet van toepassing. Die pagina’s plaatsen een sessiecookie (PHPSESSID), zonder welke inloggen en een winkelmandje niet zouden werken, en één kleine cookie met de naam already.
Wanneer je een link volgt naar castomUI, FABLS, dash-b of een ander product, ben je op de eigen site van dat product, waar de eigen privacyverklaring van dat product geldt en niet deze.
14 · Kinderen
Deze site is bedoeld voor bedrijven. Hij is niet op kinderen gericht, en we verzamelen niet bewust hun gegevens.
15 · Wijzigingen in dit beleid
Wanneer onze verwerking verandert, verandert deze pagina mee, met een nieuwe datum bovenaan — met name wanneer de AI-routering uit punt 5 wordt ingeperkt; dat is de eerstvolgende wijziging die we verwachten. Heb je een account, dan laten we je een wijziging die jou raakt per e-mail weten.
Zie ook: Gebruiksvoorwaarden · Cookies en opslag · AI en je gegevens · Juridische informatie.
Jouw idee.
Ons werk.
Ons werk draait om een unieke, persoonlijke band tussen mensen. Die kennis en ervaring gebruiken we om verkopers en kopers samen te brengen. Nu is het jouw beurt!
Beschrijf je bedrijf